Как самому подать годовой отчёт и сменить бухгалтера и контактное лицо

Кто отвечает: компания, а не бухгалтер

По эстонскому Закону о бухгалтерском учёте за ведение учёта и подачу годового отчёта отвечает правление; бухгалтер — поставщик услуг. Штрафы реестра налагаются на компанию и члена правления, а не на бухгалтера. Это выглядит как плохая новость, но на самом деле это ваша сила: чтобы подать отчёт, вам не нужно ничьё разрешение. Вы входите на портал предпринимателя со своей картой e-Residency, Smart-ID или Mobile-ID, заполняете отчёт и подписываете его.

Тот же закон возлагает семилетнюю обязанность хранения документов на компанию. Поставщик не может сказать, что выписки, счета и записи, которые у него есть, «остаются у нас»; это ваши документы. В заявленных случаях документы, оставшиеся у поставщика и запрашиваемые снова и снова, лишают клиента возможности уйти.

Самостоятельная подача годового отчёта: по шагам

1. Вход: ariregister.rik.ee → «Login» справа вверху → карта e-Residency, Smart-ID или Mobile-ID. После входа в «My dashboard» перечислены компании, где вы член правления.
2. Создание отчёта: на странице компании «Submission of a report» → новый отчёт → выберите финансовый год. Небольшие компании могут выбрать формат микропредприятия (mikroettevõtja): баланс и отчёт о прибылях и убытках на несколько страниц, минимальные примечания. Портал спрашивает, выполнены ли условия микропредприятия (пороги выручки и баланса, единственный участник-руководитель).
3. Ввод данных: строки баланса и отчёта о прибылях и убытках вводятся вручную или загружается XBRL-файл из бухгалтерской программы. У компании с одним владельцем и малым числом операций строк немного: остаток на счёте, дебиторская задолженность, обязательства, капитал, доходы, расходы.
4. Приложения: короткий отчёт о деятельности, предложение о распределении прибыли, при необходимости решение участников.
5. Подпись и отправка: отчёт подписывается цифровой подписью; участники подписывают утверждение на портале; «Submit» отправляет его в реестр. На следующий день в блоке Annual reports появляется дата «Submitted».

Пороги аудита и обзора гораздо выше того, чего достигает малая компания; компания e-резидента с одним человеком почти никогда не нуждается в аудите. Портал предупредит, если понадобится.

Время: при документах на руках микроотчёт занимает полдня. С бухгалтерской программой (распространённые эстонские облачные пакеты формируют XBRL напрямую) быстрее. Если не уверены, подготовить отчёт самому и перед отправкой проверить у независимого бухгалтера с почасовой оплатой дешевле, чем привязывать целый год к одному поставщику (мнение).

Если срок прошёл

• Отчёт можно подать и после 30 июня; поздно всегда лучше, чем никогда. Даже если штраф уже назначен, подача закрывает производство.
• Письма регистратора (предупреждения, решения о штрафе) вручаются контактному лицу. Если контактное лицо — сам поставщик и отношения разорваны, вы не можете знать, передали ли вам письма. На портале предпринимателя вкладка «Proceeding information» показывает действия регистратора в отношении вашей компании; проверяйте её регулярно.
• Срок обжалования решения о штрафе короткий; проверьте дату решения на портале.
• Если поставщик ставит передачу отчёта в зависимость от новой оплаты, знайте, что вы можете подать его и сами; ведите переговоры с этим знанием (мнение). В заявленных случаях разрыв между оплатой и исполнением растёт именно в этот момент.

Смена бухгалтера: пять шагов

1. Сначала найдите нового поставщика, потом уведомите старого о расторжении. Прогоните нового поставщика через 12 проверок.
2. Письменное уведомление: соблюдайте срок из договора; если его нет, дайте разумный срок (один месяц). Отправьте уведомление по e-mail, с датой и подтверждением прочтения.
3. Запросите документы: главную книгу (pearaamat), баланс и отчёт о прибылях и убытках, реестр основных средств, расшифровку дебиторской и кредиторской задолженности, поданные декларации НСО, прошлые годовые отчёты, экспорт из бухгалтерской программы. Это собственность компании; за их передачу нельзя брать плату (мнение; если в договоре сказано иначе, действует договор).
4. Отзовите доступ: войдите в e-MTA (emta.ee) как член правления и удалите доступ старого бухгалтера и его компании в разделе «Настройки → Права доступа → Права доступа представителей» (Settings → Access permissions → Access permissions of representatives); закройте в банке право просмотра, данное бухгалтеру; удалите пользователя в бухгалтерской программе.
5. Дайте доступ новому поставщику: в тех же местах, только в необходимом объёме (подача деклараций, просмотр).

О смене бухгалтера реестр не уведомляют; записи о бухгалтере в реестре нет. В реестре только контактное лицо и юридический адрес; о них ниже.

Смена контактного лица и юридического адреса в реестре

Запись контактного лица меняется на портале предпринимателя: ariregister.rik.ee → вход → «My dashboard» → «Change the data» рядом с компанией → в левом меню «Persons → Other roles → Contact person» → вводятся имя/регистрационный код нового контактного лица и срок назначения (срок обязателен; по его истечении запись прекращается автоматически, о продлении сообщают в реестр); прилагается согласие нового контактного лица с цифровой подписью; член правления подписывает кнопкой «Sign» и уплачивается госпошлина. Согласие старого контактного лица не требуется. Регистратор обычно обрабатывает за несколько рабочих дней; новая запись появляется в строке «Address of the contact person» регистрационной карты.

Юридический адрес меняется в том же режиме изменения во вкладке «Contacts» слева; прилагается согласие владельца нового адреса (нового поставщика).

Старое контактное лицо может и само выйти из записи, уведомив регистратора, либо запись прекращается по истечении срока; компании с юридическим адресом за рубежом регистратор тогда даёт 1–3 месяца, и если новое контактное лицо не назначено, могут последовать исключение компании из реестра и принудительная ликвидация. Поэтому при разрыве отношений сделайте изменение первыми; ждать, пока поставщик сам себя исключит, значит оставить компанию без защиты. В заявленных случаях это практический результат типа «нет плана выхода».

Если вы хотите полностью закрыть компанию: как закрыть компанию в Эстонии.

Часто задаваемые вопросы

Если я подаю отчёт сам, нужна ли подпись бухгалтера?

Нет. Годовой отчёт подписывает правление; подпись или одобрение бухгалтера не являются законным требованием. Крупные компании, подлежащие аудиту, прилагают заключение аудитора; малым компаниям это не нужно.

Что делать, если старый бухгалтер не отдаёт документы?

Попросите письменно, с датой и перечнем. Если откажет, банковские выписки вы можете получить в банке, поданные декларации НСО в e-MTA, прошлые годовые отчёты в ariregister сами; если не хватает главной книги, новый бухгалтер восстановит её по этим данным. Против удержания документов есть и правовой путь (претензия, при необходимости иск); сначала соберите перечисленные источники, чтобы не остаться без записей.

Что делать, если поставщик говорит «есть подозрительные операции, мы сообщим в FIU»?

Обязанные лица по закону должны сообщать при подозрении, и им уже запрещено говорить об этом клиенту (запрет на предупреждение); упоминание о сообщении во время переговоров о цене — поэтому не правовой шаг, а средство давления (мнение). Если ваши записи в порядке, делать нечего; сохраните переписку. В заявленных случаях это тип «давление через зависимость».

Сколько стоит смена контактного лица?

За заявление об изменении данных уплачивается госпошлина; сумма показывается на портале при подаче и со временем может меняться. Новый поставщик обычно включает это заявление в свой пакет услуг.

Что, если я хочу закрыть компанию?

Добровольная ликвидация начинается на портале, назначается ликвидатор, созываются кредиторы, подаётся заключительный отчёт; процесс занимает месяцы. Как вариант, компанию можно передать. В обоих случаях ничего не движется, пока не подан годовой отчёт; сначала подайте отчёт.