Kuidas esitada majandusaasta aruanne ise ning vahetada raamatupidajat ja kontaktisikut

Kes vastutab: ettevõte, mitte raamatupidaja

Raamatupidamise seaduse järgi vastutab raamatupidamise korraldamise ja majandusaasta aruande esitamise eest juhatus; raamatupidaja on teenusepakkuja. Registri trahvid määratakse ettevõttele ja juhatuse liikmele, mitte raamatupidajale. See näeb välja halva uudisena, kuid on teie tegelik jõud: aruande esitamiseks ei ole vaja kellegi luba. Logite ettevõtjaportaali sisse oma e-residendi kaardi, Smart-ID või Mobiil-ID-ga, täidate aruande ja allkirjastate.

Sama seadus paneb seitsmeaastase säilitamiskohustuse ettevõttele. Pakkuja ei saa öelda, et tema käes olevad väljavõtted, arved ja kirjed „jäävad meile“; need on teie dokumendid. Teatatud juhtumites jätab dokumentide jäämine pakkuja kätte ja nende korduv küsimine kliendi liikumisvõimetuks.

Majandusaasta aruande ise esitamine: samm-sammult

1. Sisselogimine: ariregister.rik.ee → paremal ülal „Login“ → e-residendi kaart, Smart-ID või Mobiil-ID. Pärast sisselogimist on „My dashboard“ all loetletud ettevõtted, kus olete juhatuse liige.
2. Aruande loomine: ettevõtte lehel „Submission of a report“ → uus aruanne → valige majandusaasta. Väikesed ettevõtted võivad valida mikroettevõtja vormingu: paarileheküljeline bilanss ja kasumiaruanne, minimaalsed lisad. Portaal küsib, kas mikroettevõtja tingimused (müügitulu ja bilansimahu piirid, ainus osanik-juhatuse liige) on täidetud.
3. Andmete sisestamine: bilansi ja kasumiaruande read sisestatakse käsitsi või laaditakse üles raamatupidamistarkvara XBRL-fail. Ühe omanikuga väheste tehingutega ettevõttel on ridu vähe: pangasaldo, nõuded, kohustused, osakapital, tulud, kulud.
4. Lisad: lühike tegevusaruanne, kasumi jaotamise ettepanek, vajaduse korral osanike otsus.
5. Allkirjastamine ja esitamine: aruanne allkirjastatakse digitaalselt; osanikud allkirjastavad kinnitamise portaalis; „Submit“ saadab selle registrisse. Järgmisel päeval on kastis Annual reports kuupäev „Submitted“.

Auditi ja ülevaatuse piirmäärad on väikese ettevõtte jaoks kaugel; ühe inimese e-residendi ettevõte ei vaja auditit peaaegu kunagi. Vajaduse korral portaal hoiatab.

Aeg: kui dokumendid on käepärast, võtab mikroaruanne ühe pärastlõuna. Raamatupidamistarkvaraga (levinud Eesti pilvepaketid toodavad XBRL-i otse) on see lühem. Kui te pole kindel, on aruande ise koostamine ja enne esitamist sõltumatu raamatupidaja tunnitasuga kontroll odavam kui terve aasta sidumine ühe pakkujaga (arvamus).

Kui tähtaeg on möödas

• Aruande saab esitada ka pärast 30. juunit; hilja on alati parem kui mitte kunagi. Isegi kui trahv on määratud, lõpetab esitamine menetluse.
• Registripidaja kirjad (hoiatused, trahviotsused) toimetatakse kontaktisikule. Kui kontaktisik on pakkuja ise ja suhe on katkenud, ei saa te teada, kas kirjad edastati. Ettevõtjaportaalis näitab vahekaart „Proceeding information“ registripidaja toiminguid teie ettevõtte suhtes; vaadake seda regulaarselt.
• Trahviotsuse vaidlustamise tähtaeg on lühike; kontrollige otsuse kuupäeva portaalist.
• Kui pakkuja seob aruande üleandmise uue maksega, teadke, et saate selle ka ise esitada; minge läbirääkimistele selle teadmisega (arvamus). Teatatud juhtumites kasvab lõhe makse ja teenuse vahel täpselt sel hetkel.

Raamatupidaja vahetamine: viis sammu

1. Leidke enne uus pakkuja, seejärel teatage vanale lõpetamisest. Laske uus pakkuja läbi 12 kontrolli.
2. Kirjalik teade: järgige lepingu etteteatamistähtaega; kui seda ei ole, andke mõistlik aeg (üks kuu). Saatke teade e-kirjaga, kuupäevaga ja lugemiskinnitusega.
3. Küsige dokumendid: pearaamat, bilanss ja kasumiaruanne, põhivara nimekiri, nõuete ja kohustuste loetelu, esitatud käibedeklaratsioonid, varasemad majandusaasta aruanded, raamatupidamistarkvara eksport. Need on ettevõtte vara; nende üleandmise eest ei saa tasu küsida (arvamus; kui lepingus on teisiti, kehtib leping).
4. Tühistage volitused: logige e-MTA-sse (emta.ee) juhatuse liikmena ja eemaldage vana raamatupidaja ja tema ettevõtte juurdepääs jaotises „Seaded → Pääsuõigused → Esindajate pääsuõigused“; sulgege pangas raamatupidajale antud vaatamisõigus; kustutage kasutaja raamatupidamistarkvarast.
5. Andke volitused uuele pakkujale: samades kohtades, ainult vajalikus ulatuses (deklaratsioonide esitamine, vaatamine).

Raamatupidaja vahetusest registrile ei teatata; registris raamatupidaja kannet ei ole. Registris on ainult kontaktisik ja juriidiline aadress; neist allpool.

Kontaktisiku ja juriidilise aadressi muutmine registris

Kontaktisiku kannet muudetakse ettevõtjaportaalis: ariregister.rik.ee → sisselogimine → „My dashboard“ → ettevõtte kõrval „Change the data“ → vasakus menüüs „Persons → Other roles → Contact person“ → sisestage uue kontaktisiku nimi/registrikood ja määramise tähtaeg (tähtaeg on kohustuslik; selle möödudes kanne kustub automaatselt, pikendamine teatatakse registrile); lisatakse uue kontaktisiku digitaalselt allkirjastatud nõusolek; juhatuse liige allkirjastab nupuga „Sign“ ja tasutakse riigilõiv. Vana kontaktisiku nõusolekut ei ole vaja. Registripidaja menetleb tavaliselt mõne tööpäeva jooksul; uus kanne ilmub registrikaardil real „Address of the contact person“.

Juriidilist aadressi muudetakse samas muutmisvaates vasakul vahekaardil „Contacts“; lisatakse uue aadressi omaniku (uue pakkuja) nõusolek.

Vana kontaktisik võib end ka ise registripidajale teatamisega kandest eemaldada või kanne kustub tähtaja möödudes; välismaise registrijärgse aadressiga ettevõttele annab registripidaja siis 1–3 kuud ja kui uut kontaktisikut ei määrata, võib järgneda ettevõtte kustutamine ja sundlõpetamine. Seega, kui suhe katkeb, tehke muudatus ise esimesena; pakkuja enda eemaldumise ootamine jätab ettevõtte kaitseta. Teatatud juhtumites on see „väljumisplaani ei ole“ liigi praktiline tagajärg.

Kui soovite ettevõtte hoopis lõpetada: osaühingu lõpetamine.

Korduma kippuvad küsimused

Kui esitan aruande ise, kas on vaja raamatupidaja allkirja?

Ei. Majandusaasta aruande allkirjastab juhatus; raamatupidaja allkiri või kinnitus ei ole seaduslik nõue. Auditikohustusega suurettevõtted lisavad audiitori aruande; väikeettevõtted seda ei vaja.

Mida teha, kui vana raamatupidaja dokumente üle ei anna?

Küsige kirjalikult, kuupäevaga ja loeteluga. Kui ta keeldub, saate pangaväljavõtted pangast, esitatud käibedeklaratsioonid e-MTA-st ja varasemad majandusaasta aruanded äriregistrist ise; kui pearaamat puudub, saab uus raamatupidaja selle nende põhjal taastada. Kinnipeetud dokumentide vastu on ka õiguslik tee (hoiatus, vajaduse korral hagi); kõigepealt koguge ülaltoodud allikad, et mitte jääda ilma andmeteta.

Mida teha, kui pakkuja ütleb „on kahtlaseid tehinguid, teatame RAB-ile“?

Kohustatud isikud peavad seaduse järgi kahtluse korral teatama ja neil on juba keelatud kliendile sellest rääkida (teavitamiskeeld); teatamise mainimine tasuläbirääkimiste ajal ei ole seega õiguslik samm, vaid survevahend (arvamus). Kui teie kirjed on korras, ei ole midagi teha; hoidke kirjavahetus alles. Teatatud juhtumites on see „surve sõltuvuse kaudu“ liik.

Kui suur on kontaktisiku muutmise lõiv?

Andmete muutmise avalduse eest tasutakse riigilõiv; summa kuvatakse portaalis avalduse esitamisel ja võib aja jooksul muutuda. Uus pakkuja lisab selle avalduse tavaliselt oma teenusepaketti.

Kui tahan ettevõtte sulgeda?

Vabatahtlik likvideerimine algatatakse portaalis, määratakse likvideerija, kutsutakse võlausaldajad, esitatakse lõpparuanne; protsess kestab kuid. Alternatiivina saab ettevõtte võõrandada. Mõlemal juhul ei liigu midagi, kuni majandusaasta aruanne on esitamata; esitage kõigepealt aruanne.