Jahresbericht selbst einreichen, Buchhalter und Kontaktperson wechseln

Wer verantwortlich ist: die Firma, nicht der Buchhalter

Nach dem estnischen Rechnungslegungsgesetz ist der Vorstand für die Buchführung und die Einreichung des Jahresberichts verantwortlich; der Buchhalter ist Dienstleister. Registerstrafen treffen Firma und Vorstandsmitglied, nicht den Buchhalter. Das klingt nach schlechter Nachricht, ist aber Ihre eigentliche Stärke: Zum Einreichen brauchen Sie niemandes Erlaubnis. Sie melden sich mit Ihrer e-Residency-Karte, Smart-ID oder Mobile-ID im Unternehmerportal an, füllen den Bericht aus und unterschreiben.

Dasselbe Gesetz legt die siebenjährige Aufbewahrungspflicht der Firma auf. Der Anbieter kann nicht sagen, die Auszüge, Rechnungen und Buchungen „bleiben bei uns“; es sind Ihre Unterlagen. In den gemeldeten Fällen machen beim Anbieter verbliebene und immer wieder angeforderte Unterlagen den Kunden bewegungsunfähig.

Jahresbericht selbst einreichen: Schritt für Schritt

1. Anmelden: ariregister.rik.ee → oben rechts „Login“ → e-Residency-Karte, Smart-ID oder Mobile-ID. Nach der Anmeldung listet „My dashboard“ die Firmen auf, in denen Sie Vorstand sind.
2. Bericht anlegen: auf der Firmenseite „Submission of a report“ → neuer Bericht → Geschäftsjahr wählen. Kleine Firmen können das Format Kleinstunternehmen (mikroettevõtja) wählen: Bilanz und GuV auf wenigen Seiten, minimale Anhänge. Das Portal fragt, ob die Bedingungen (Umsatz- und Bilanzschwellen, alleiniger Gesellschafter-Geschäftsführer) erfüllt sind.
3. Daten eingeben: Bilanz- und GuV-Zeilen werden von Hand eingetragen oder als XBRL-Datei aus der Buchhaltungssoftware hochgeladen. Bei einer Ein-Personen-Firma mit wenigen Buchungen sind es wenige Zeilen: Bankguthaben, Forderungen, Verbindlichkeiten, Kapital, Erlöse, Aufwendungen.
4. Anlagen: ein kurzer Lagebericht, ein Vorschlag zur Gewinnverwendung, bei Bedarf ein Gesellschafterbeschluss.
5. Signieren und einreichen: Der Bericht wird digital signiert; die Gesellschafter signieren die Feststellung im Portal; „Submit“ schickt ihn ans Register. Am nächsten Tag zeigt der Kasten Annual reports das Datum „Submitted“.

Die Schwellen für Prüfung und Durchsicht liegen weit über dem, was eine kleine Firma erreicht; eine Ein-Personen-e-Residency-Firma braucht fast nie eine Prüfung. Das Portal warnt, falls doch.

Zeit: Mit den Unterlagen zur Hand dauert ein Kleinstbericht einen Nachmittag. Mit Buchhaltungssoftware (die gängigen estnischen Cloud-Pakete erzeugen das XBRL direkt) geht es schneller. Im Zweifel ist es günstiger, den Bericht selbst zu erstellen und ihn vor dem Einreichen von einem unabhängigen Buchhalter auf Stundenbasis prüfen zu lassen, als ein ganzes Jahr an einen Anbieter zu binden (Meinung).

Wenn die Frist verstrichen ist

• Der Bericht kann auch nach dem 30. Juni eingereicht werden; spät ist immer besser als nie. Selbst wenn eine Strafe verhängt ist, schließt die Einreichung das Verfahren.
• Schreiben des Registerführers (Androhungen, Strafbescheide) werden der Kontaktperson zugestellt. Ist die Kontaktperson der Anbieter selbst und die Beziehung zerrüttet, wissen Sie nicht, ob die Schreiben weitergeleitet wurden. Im Unternehmerportal zeigt der Reiter „Proceeding information“ die Maßnahmen des Registers zu Ihrer Firma; sehen Sie regelmäßig hinein.
• Die Frist für den Einspruch gegen einen Strafbescheid ist kurz; prüfen Sie das Datum des Bescheids im Portal.
• Macht der Anbieter die Übergabe des Berichts von einer weiteren Zahlung abhängig, wissen Sie, dass Sie ihn auch selbst einreichen können; gehen Sie mit diesem Wissen in die Verhandlung (Meinung). In den gemeldeten Fällen wächst die Lücke zwischen Zahlung und Lieferung genau in diesem Moment.

Buchhalter wechseln: fünf Schritte

1. Erst den neuen Anbieter finden, dann dem alten kündigen. Den neuen Anbieter durch die 12 Prüfpunkte laufen lassen.
2. Schriftliche Kündigung: Kündigungsfrist des Vertrags einhalten; gibt es keine, eine angemessene Frist (ein Monat) setzen. Per E-Mail, datiert, mit Lesebestätigung.
3. Unterlagen anfordern: Hauptbuch (pearaamat), Bilanz und GuV, Anlagenverzeichnis, Forderungs- und Verbindlichkeitenliste, eingereichte Umsatzsteuererklärungen, frühere Jahresberichte, Export aus der Buchhaltungssoftware. Das ist Eigentum der Firma; die Herausgabe darf nicht berechnet werden (Meinung; sagt der Vertrag etwas anderes, gilt der Vertrag).
4. Zugriffe entziehen: In e-MTA (emta.ee) als Vorstand anmelden und unter „Einstellungen → Zugriffsrechte → Zugriffsrechte der Vertreter“ (Settings → Access permissions → Access permissions of representatives) den Zugriff des alten Buchhalters und seiner Firma entfernen; bei der Bank ein dem Buchhalter erteiltes Leserecht schließen; den Benutzer in der Buchhaltungssoftware löschen.
5. Dem neuen Anbieter Zugriff geben: an denselben Stellen, nur im nötigen Umfang (Erklärungen einreichen, einsehen).

Ein Buchhalterwechsel wird dem Register nicht gemeldet; einen Buchhalter-Eintrag gibt es im Register nicht. Im Register stehen nur Kontaktperson und Geschäftsadresse; dazu unten.

Kontaktperson und Geschäftsadresse im Register ändern

Der Kontaktperson-Eintrag wird im Unternehmerportal geändert: ariregister.rik.ee → anmelden → „My dashboard“ → „Change the data“ neben der Firma → im linken Menü „Persons → Other roles → Contact person“ → Name/Registercode der neuen Kontaktperson und die Bestellungsfrist eintragen (eine Frist ist Pflicht; nach Ablauf erlischt der Eintrag automatisch, eine Verlängerung wird dem Register gemeldet); die digital signierte Zustimmung der neuen Kontaktperson wird beigefügt; ein Vorstandsmitglied signiert mit „Sign“, und die staatliche Gebühr wird gezahlt. Die Zustimmung der alten Kontaktperson ist nicht nötig. Das Register bearbeitet meist innerhalb weniger Werktage; der neue Eintrag erscheint in der Zeile „Address of the contact person“ der Registerkarte.

Die Geschäftsadresse wird in derselben Änderungsansicht im Reiter „Contacts“ links geändert; die Zustimmung des neuen Adressinhabers (neuer Anbieter) wird beigefügt.

Die alte Kontaktperson kann sich auch selbst durch Mitteilung ans Register aus dem Eintrag entfernen, oder der Eintrag erlischt mit Fristablauf; einer Firma mit Registeradresse im Ausland setzt das Register dann 1–3 Monate, und wird keine neue Kontaktperson bestellt, können Löschung der Firma und Zwangsauflösung folgen. Bricht die Beziehung also, ändern Sie den Eintrag zuerst selbst; auf die Selbstentfernung des Anbieters zu warten, lässt die Firma ungeschützt. In den gemeldeten Fällen ist das die praktische Folge des Typs „kein Ausstiegsplan“.

Wenn Sie die Firma ganz auflösen möchten: estnische OÜ auflösen.

Häufige Fragen

Brauche ich beim Selbsteinreichen die Unterschrift eines Buchhalters?

Nein. Den Jahresbericht unterschreibt der Vorstand; Unterschrift oder Freigabe eines Buchhalters ist keine gesetzliche Voraussetzung. Prüfungspflichtige große Firmen fügen den Prüfbericht bei; kleine Firmen brauchen das nicht.

Was, wenn der alte Buchhalter die Unterlagen nicht herausgibt?

Schriftlich, datiert und mit Liste anfordern. Verweigert er, können Sie Kontoauszüge bei der Bank, eingereichte Umsatzsteuererklärungen in e-MTA und frühere Jahresberichte im ariregister selbst beschaffen; fehlt das Hauptbuch, kann der neue Buchhalter es daraus rekonstruieren. Gegen zurückgehaltene Unterlagen gibt es auch den Rechtsweg (Mahnung, notfalls Klage); sammeln Sie zuerst die genannten Quellen, um nicht ohne Unterlagen dazustehen.

Was, wenn der Anbieter sagt „es gibt verdächtige Transaktionen, wir melden an die FIU“?

Verpflichtete müssen bei Verdacht von Gesetzes wegen melden und dürfen dem Kunden davon ohnehin nichts sagen (Tipping-off-Verbot); die Erwähnung einer Meldung während einer Gebührenverhandlung ist deshalb kein rechtlicher Schritt, sondern ein Druckmittel (Meinung). Sind Ihre Unterlagen in Ordnung, gibt es nichts zu tun; bewahren Sie den Schriftverkehr auf. In den gemeldeten Fällen ist das der Typ „Druck über Abhängigkeit“.

Wie hoch ist die Gebühr für den Wechsel der Kontaktperson?

Für einen Antrag auf Datenänderung wird eine staatliche Gebühr fällig; der Betrag wird im Portal beim Antrag angezeigt und kann sich ändern. Ein neuer Anbieter nimmt diesen Antrag meist in sein Leistungspaket auf.

Was, wenn ich die Firma schließen will?

Die freiwillige Liquidation wird im Portal eingeleitet, ein Liquidator bestellt, Gläubiger werden aufgerufen, ein Schlussbericht wird eingereicht; das dauert Monate. Alternativ kann die Firma übertragen werden. In beiden Fällen geht nichts voran, solange ein Jahresbericht aussteht; reichen Sie zuerst den Bericht ein.