Yıllık raporu kendin nasıl verirsin, muhasebeciyi ve kontakt kişiyi nasıl değiştirirsin

Sorumluluk kimde: şirkette, muhasebecide değil

Estonya Muhasebe Kanunu’na göre muhasebenin tutulmasından ve yıllık raporun verilmesinden yönetim kurulu sorumludur; muhasebeci bir hizmet sağlayıcıdır. Sicil cezası şirkete ve yönetim kurulu üyesine kesilir, muhasebeciye değil. Bu, kötü haber gibi görünse de asıl gücünüzdür: raporu vermek için kimsenin iznine ihtiyacınız yoktur. Şirket portalına kendi e-Residency kartınız, Smart-ID ya da Mobile-ID ile girer, raporu doldurur ve imzalarsınız.

Aynı kanun belgelerin yedi yıl saklanmasını şirkete yükler. Sağlayıcı elindeki ekstre, fatura ve kayıtları “bizde kalır” diyemez; onlar sizin belgelerinizdir. Bildirilen vakalarda belgelerin sağlayıcıda kalması ve tekrar tekrar istenmesi, müşteriyi yer değiştiremez hâle getirir.

Yıllık raporu kendin verme: adım adım

1. Giriş: ariregister.rik.ee → sağ üst “Login” → e-Residency kartı, Smart-ID veya Mobile-ID. Girişten sonra “My dashboard” altında yönetim kurulu üyesi olduğunuz şirketler listelenir.
2. Rapor oluştur: şirketin sayfasında “Submission of a report” → yeni rapor → mali yıl seçilir. Küçük şirketler için mikro işletme (mikroettevõtja) formatı seçilebilir: birkaç sayfalık bilanço ve gelir tablosu, notlar asgari. Mikro işletme şartları (ciro ve bilanço eşiği, tek ortak yönetici) portalda sorulur.
3. Verileri girme: bilanço ve gelir tablosu satırları elle girilir ya da muhasebe yazılımından XBRL dosyası yüklenir. Tek ortak, düşük işlem hacimli bir şirket için satır sayısı azdır: banka bakiyesi, alacaklar, borçlar, sermaye, gelir, giderler.
4. Ekler: yönetim kurulu faaliyet raporu (kısa bir metin), kâr dağıtım önerisi, gerekiyorsa ortaklar kararı.
5. İmza ve gönderim: rapor dijital imzalanır; ortaklar onay kararını portalda imzalar; “Submit” ile sicile gider. Ertesi gün Annual reports kutusunda “Submitted” tarihi görünür.

Denetim (audit) ya da inceleme (review) eşikleri küçük şirketler için çok yüksektir; tek kişilik bir e-Residency şirketi neredeyse hiçbir zaman denetim gerektirmez. Portal sizi uyarır.

Zaman: belgeler elinizdeyse mikro rapor bir öğleden sonra sürer. Muhasebe yazılımı kullanıyorsanız (Estonya’da yaygın bulut yazılımları raporu doğrudan XBRL üretir) daha kısa. Emin değilseniz, raporu kendiniz oluşturup gönderim öncesi bağımsız bir muhasebeciye saatlik ücretle kontrol ettirmek, tüm yılı bir sağlayıcıya bağlamaktan ucuzdur (görüş).

Son gün geçtiyse

• Rapor 30 Haziran’dan sonra da verilebilir; geç vermek, hiç vermemekten her zaman iyidir. Ceza kararı gelmişse bile rapor verilince süreç kapanır.
• Sicilden gelen yazılar (ihtar, ceza kararı) kontakt kişiye tebliğ edilir. Kontakt kişi sağlayıcının kendisiyse ve ilişki bozulmuşsa, yazıları size iletip iletmediğini bilemezsiniz. Şirket portalında “Proceeding information” sekmesinde sicilin şirketle ilgili işlemlerini kendiniz görebilirsiniz; oraya düzenli bakın.
• Ceza kararına itiraz süresi kısadır; karar tarihini portaldan kontrol edin.
• Sağlayıcı raporun teslimini yeni bir ödemeye bağlıyorsa, raporu sizin de verebileceğinizi bilin; pazarlığa bu bilgiyle oturun (görüş). Bildirilen vakalarda ödeme ile teslim arasındaki boşluk tam bu anda büyür.

Muhasebeciyi değiştirme: beş adım

1. Yeni sağlayıcıyı önce bulun, sonra eskisine fesih bildirin. Yeni sağlayıcı 12 kontrolden geçsin.
2. Yazılı fesih: sözleşmede süre varsa ona uyun; yoksa makul süre (bir ay) verin. Feshi e-posta ile, tarihli ve okundu teyitli gönderin.
3. Belgeleri isteyin: genel muhasebe defteri (pearaamat), bilanço ve gelir tablosu, sabit kıymet listesi, alacak/borç dökümü, verilen KDV beyanları, geçmiş yıllık raporlar, muhasebe yazılımı dışa aktarımı. Bunlar şirketin malıdır; teslimi ücretlendirilemez (görüş; sözleşmede aksine bir hüküm varsa o geçerlidir).
4. Yetkileri iptal edin: e-MTA’da (emta.ee) yönetim kurulu üyesi olarak girip “Settings → Access permissions → Access permissions of representatives” altında eski muhasebecinin ve şirketinin erişimini kaldırın; bankada muhasebeciye verilmiş görüntüleme yetkisi varsa kapatın; muhasebe yazılımındaki kullanıcıyı silin.
5. Yeni sağlayıcıya yetki verin: aynı yerlerden, yalnız gerekli kapsamda (beyanname gönderme, görüntüleme).

Muhasebeci değişikliği sicile bildirilmez; sicilde muhasebeci diye bir kayıt yoktur. Yalnız kontakt kişi ve yasal adres sicildedir; onlar aşağıda.

Kontakt kişiyi ve yasal adresi sicilde değiştirme

Kontakt kişi kaydı şirket portalından değiştirilir: ariregister.rik.ee → giriş → “My dashboard” → şirketin yanındaki “Change the data” → soldaki menüde “Persons → Other roles → Contact person” → yeni kontakt kişinin adı/sicil numarası ve atama süresi girilir (süre zorunludur; dolunca kayıt kendiliğinden düşer, uzatma sicile bildirilir); yeni kontakt kişinin dijital imzalı onayı başvuruya eklenir; başvuruyu yönetim kurulu üyesi “Sign” ile imzalar ve devlet harcı ödenir. Eski kontakt kişinin onayı gerekmez. Sicil genellikle birkaç iş günü içinde işler; yeni kayıt sicil kartında “Address of the contact person” satırında görünür.

Yasal adres de aynı değişiklik görünümünde, soldaki “Contacts” sekmesinden değiştirilir; yeni adres sahibinin (yeni sağlayıcı) onay belgesi eklenir.

Eski kontakt kişi kendisi de sicile bildirimle kayıttan çıkabilir ya da süre dolunca kayıt düşer; sicil adresi yurt dışında olan bir şirkette bu durumda sicil 1–3 ay süre verir ve yeni kontakt kişi atanmazsa şirketin silinmesi ve zorunlu tasfiye süreci başlayabilir. Yani ilişki bozulduğunda önce siz değiştirin; sağlayıcının kendini çıkarmasını beklemek şirketi açıkta bırakır. Bildirilen vakalarda “çıkış planı yok” türünün pratik sonucu budur.

Şirketi tamamen kapatmak istiyorsanız: Estonya şirketini kapatma.

Sık sorulan sorular

Raporu kendim verirsem muhasebeci imzası gerekir mi?

Hayır. Yıllık raporu yönetim kurulu imzalar; muhasebecinin imzası ya da onayı yasal bir şart değildir. Denetim gerektiren büyük şirketlerde denetçi raporu eklenir; küçük şirketlerde gerekmez.

Eski muhasebeci belgeleri vermiyorsa?

Yazılı olarak, tarihli ve teslim listeli isteyin. Vermezse banka ekstrelerini bankadan, verilen KDV beyanlarını e-MTA’dan, geçmiş yıllık raporları ariregister’dan kendiniz alabilirsiniz; genel muhasebe defteri eksik kalırsa yeni muhasebeci bunlardan yeniden kurabilir. Belgelerin alıkonması için hukuki yol da vardır (ihtar, gerekirse dava); önce belgesiz kalmamak için yukarıdaki kaynakları toplayın.

Sağlayıcı “şüpheli işlem var, FIU’ya bildiririz” derse?

Yükümlü kişiler kanunen şüphe hâlinde bildirim yapmakla yükümlüdür ve bunu müşteriye söylemeleri zaten yasaktır (tipping-off yasağı); bu yüzden bir ücret pazarlığı sırasında bildirimden söz edilmesi hukuki bir adım değil, bir baskı aracıdır (görüş). Kayıtlarınız düzgünse yapacak bir şey yoktur; yazışmayı saklayın. Bildirilen vakalarda bu “bağımlılık üzerinden baskı” türüdür.

Kontakt kişi değişikliği için harç ne kadar?

Sicil veri değişikliği başvurusu için devlet harcı ödenir; tutar portalda başvuru sırasında gösterilir ve zaman içinde değişebilir. Yeni sağlayıcı genellikle bu başvuruyu hizmet paketine dahil eder.

Şirketi kapatmak istersem?

Gönüllü tasfiye (likvideerimine) portaldan başlatılır, tasfiye memuru atanır, alacaklılara çağrı yapılır, kapanış raporu verilir; süreç aylar sürer. Alternatif olarak şirket devredilebilir. Her iki durumda da yıllık rapor borcu kapanmadan işlem ilerlemez; önce raporu verin.