Beschwerde
Dieselben Unterlagen werden immer wieder verlangt; der Prozess beginnt von vorn
In den gemeldeten Fällen werden bereits ins Portal geladene oder per E-Mail gesendete Unterlagen Wochen später erneut verlangt; der Kunde schickt dieselben Dateien ein zweites und drittes Mal. Mit jeder neuen Anforderung beginnt der Prozess von vorn, während amtliche Fristen weiterlaufen. Warum eine Unterlage nötig ist, wird nicht erklärt; die Liste ändert sich jedes Mal. (Meinung: Eine Buchhaltungsleistung ohne Dokumentenverwaltung wälzt die Verzögerung auf den Kunden ab.)
Diese Karte beschreibt einen Beschwerdetyp, nicht einen einzelnen Vorfall; Details können von Meldung zu Meldung abweichen.
Woran Sie diese Situation erkennen
- Bereits geschickte Unterlagen werden erneut angefordert.
- Was fehlt, wird nicht klar aufgelistet.
- Mit jeder Anfrage beginnt der Vorgang von vorn.
Fragen an den Anbieter
- Können Sie auf einmal aufschreiben, welche Unterlagen Sie haben und was fehlt?
- In welchem System speichern Sie die Unterlagen, und kann ich Zugriff bekommen?
- Welcher Liefertermin gilt, wenn die Lücken geschlossen sind?
Was bei diesem Beschwerdetyp zu tun ist
Fragen Sie nach Name und direkter E-Mail der Person, die den Bericht erstellt; bestätigen Sie jedes Gespräch mit einer datierten Nachricht. Bleiben Antworten aus, senden Sie eine schriftliche Mahnung und stellen Sie sicher, dass Register- und Steuerzugriff Ihrer Firma nicht mehr beim Anbieter liegen.
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