12 Prüfpunkte vor der Wahl eines Buchhalters oder einer Kontaktperson in Estland
In Estland ist Buchhaltung kein lizenzierter Beruf; jeder darf Buchhaltungsdienste verkaufen. Eine Lizenz ist nur für Kontaktperson, Geschäftsadresse und Firmengründung (Unternehmensdienstleister) nötig, und sie wird von der FIU erteilt. Der Satz „wir sind lizenziert“ sagt daher allein nichts: Fragen Sie, welche Firma für welche Leistung welche Lizenz hält. Die 12 Prüfpunkte unten entsprechen eins zu eins den auf dieser Seite gemeldeten Beschwerdetypen.
1–3: Lizenz, Register und die rechnungsstellende Firma
1. Prüfen Sie die Lizenz selbst. Suchen Sie die vom Anbieter genannte Lizenznummer im MTR: Die Lizenz „usaldusfondide ja äriühingute teenuse pakkuja“ (Anbieter von Treuhand- und Unternehmensdienstleistungen) zeigt Name und Registercode des Inhabers. Sind Lizenzinhaber und rechnungsstellende Firma nicht identisch, deckt die Lizenz Ihren Vertrag möglicherweise nicht. Die Karte „Lizenz / Rechnung passen nicht“ auf dieser Seite beschreibt genau diese Lage.
2. Lesen Sie den Registereintrag. Schlagen Sie die rechnungsstellende Firma im ariregister nach: Gründungsdatum, Kapital, ob Jahresberichte eingereicht sind, Mitarbeiterzahl, Adresse, Kontaktperson. Ein Anbieter, der seinen eigenen Bericht verspätet oder gar nicht einreicht, zeigt bei Ihrem Bericht womöglich dieselbe Disziplin. Wie man das liest, steht in einem eigenen Ratgeber.
3. Wie viele Firmen, und mit welcher schließen Sie ab? Stehen hinter derselben Person mehrere Firmen (im Register über den Link „Relations“ neben der Person oder den Reiter „Connections“ sichtbar), lassen Sie sich schriftlich geben, welche Firma welche Leistung erbringt und welche die Rechnung stellt. Wechselt die rechnungsstellende Firma von Periode zu Periode, kann die Zahlungsaufforderung jedes Mal auf ein anderes Konto lauten; in den gemeldeten Fällen ist das der Typ „wechselnde Konten“.
4–7: Vertrag, Umfang, Erstattung und Preisregel
4. Ein schriftlicher Vertrag. E-Mails und Rechnungen sind kein Vertrag. Umfang der Leistung (Kontaktperson, Geschäftsadresse, Buchhaltung, Jahresbericht, Umsatzsteuererklärungen), Laufzeit, Abrechnungseinheit (Monatspauschale oder pro Buchung) und Kündigungsbedingungen gehören in ein Dokument. In den gemeldeten Fällen lässt das Fehlen eines Vertrags den Kunden in jedem Streit machtlos zurück.
5. Eine Umfangsliste. Das Wort „Buchhaltung“ bedeutet nicht überall dasselbe. Welche Erklärungen sind enthalten, ist der Jahresbericht enthalten, wie viele Buchungen, was passiert darüber hinaus? Unklarer Umfang ist in den gemeldeten Fällen ein eigener Beschwerdetyp.
6. Schriftliche Erstattungs- und Kündigungsbedingungen. Bei jeder vorausbezahlten Leistung brauchen diese Fragen eine schriftliche Antwort: Was passiert, wenn nicht geliefert wird, bis zu welcher Stufe wird welcher Anteil erstattet, wer kündigt wie. Der am häufigsten wiederholte Typ auf dieser Seite ist die Karte „keine schriftlichen Erstattungsbedingungen“.
7. Eine Preisänderungsregel. Sagt der Vertrag nicht, wie der Verlängerungspreis bestimmt wird (Index, fester Satz, Ankündigungsfrist), kann Sie bei jeder Verlängerung ein neuer Preis erwarten. Die Typen „jedes Jahr ein neuer Preis“ und „willkürliche Preisgestaltung“ gehen in den gemeldeten Fällen genau darauf zurück. Ein Satz im Vertrag genügt: „Preisänderungen werden mindestens 60 Tage im Voraus schriftlich angekündigt“.
8–10: Direkter Kontakt, Unterlagen und Liefertermin
8. Das Recht, dem Buchhalter direkt zu schreiben. Wer erstellt den Bericht? Name, E-Mail, bei welcher Firma angestellt. Spricht der Buchhalter nur über einen Vermittler, wird jede Frage zu einer E-Mail-Kette und verzögert sich. In den gemeldeten Fällen ist das der Typ „unsichtbarer Buchhalter“. Zeigt der Registereintrag des Anbieters null oder einen Mitarbeiter, fragen Sie ausdrücklich, wer die Arbeit macht.
9. Unterlagenfluss und Zugriff. Kontoauszüge, Rechnungen und Buchungsunterlagen gehören Ihrer Firma; das estnische Rechnungslegungsgesetz legt die Aufbewahrungspflicht (sieben Jahre) der Firma auf. Welche Software nutzt der Anbieter, bekommen Sie Zugriff, in welchem Format werden die Daten bei Vertragsende übergeben? Wiederholt nach denselben Unterlagen gefragt zu werden, ist in den gemeldeten Fällen ein eigener Typ.
10. Liefertermin und Haftung für Verzug. Die gesetzliche Frist für den Jahresbericht steht fest (30. Juni bei Kalenderjahr). Der Vertrag sollte den internen Termin des Anbieters (etwa 31. Mai) nennen und wer die Folgen des Verzugs trägt (wer eine Registerstrafe zahlt). In den gemeldeten Fällen entstehen „kein Liefertermin“ und „eine staatliche Gebühr durch die eigene Verspätung der Firma“ aus dieser Lücke.
11–12: Ansprechpartner vor Ort und Ausstiegsplan
11. Gibt es jemanden vor Ort? Hat der Anbieter ein physisches Büro in Estland, einen Festnetzanschluss, eine Person, die Estnisch spricht und Register- und Gerichtspost verfolgen kann? Genau das ist die Kontaktperson-Leistung: amtliche Zustellungen in Ihrem Namen entgegennehmen. In den gemeldeten Fällen bedeutet rein aus der Ferne laufende Kommunikation, dass der Kunde bei einem Problem in Tallinn an keine Tür klopfen kann.
12. Ein Ausstiegsplan. Lassen Sie sich das zu Beginn schriftlich geben: Endet die Beziehung, innerhalb wie vieler Tage und wie wird der Kontaktperson-Eintrag im Register übertragen, in welchem Format werden die Buchhaltungsdaten übergeben, wie wird der e-MTA-Zugriff (Steuerbehörde) entzogen. Ein Kunde ohne Ausstiegsplan kann nicht wechseln, solange der Anbieter nicht zustimmt; das ist der Boden für den Typ „Druck über Abhängigkeit“. Wie es geht, steht im Ratgeber zu Bericht und Buchhalterwechsel.
Warnsignale auf einen Blick
- Keine Lizenznummer wird genannt, oder sie gehört im MTR einer anderen Firma.
- Der eigene Jahresbericht der rechnungsstellenden Firma steht im Register auf „Esitamata“ (nicht eingereicht).
- Rechnungen von einer Firma mit 1 € Kapital, jünger als ein Jahr.
- Zahlungskonto und Firmenname wechseln von Verlängerung zu Verlängerung.
- Statt eines schriftlichen Vertrags: „Rechnung bezahlt, wir haben begonnen“.
- Der Name des Buchhalters wird nicht genannt; es heißt „unser Buchhaltungsteam“.
- Der Verlängerungspreis steigt ohne Begründung; auf Einwände folgt Sanktionsrhetorik statt Gründen.
- Besprechungsanfragen werden abgewiesen; kein Zoom-Termin wird vergeben.
(Meinung: Treten drei davon zusammen auf, warten Sie nicht auf den Bruch, um den Anbieter zu wechseln; Ihre Registerakte gehört Ihnen, und ein Ausstieg ist immer möglich.)
Häufige Fragen
Gibt es in Estland eine Buchhalterlizenz?
Nein. Für Buchhaltungsdienste ist keine Lizenz nötig; Buchhalter sind Verpflichtete nach dem Geldwäschegesetz, halten aber keine Tätigkeitslizenz. Tätigkeitslizenzen gibt es nur für Unternehmensdienstleister (Kontaktperson, Geschäftsadresse, Firmengründung, Verkauf von Vorratsgesellschaften), erteilt von der FIU und im MTR abrufbar.
Was bedeutet „lizenzierter Anbieter“?
Dass Sie es mit einer Firma zu tun haben, die eine Lizenz als Unternehmensdienstleister hält; es ist keine Garantie, dass Ihre Buchhaltung korrekt geführt wird. Prüfen Sie, welche Firma die Lizenz hält und ob die Firma, die Ihnen die Rechnung stellt, dieselbe ist.
Wer kann Kontaktperson sein?
Eine der im Gesetz genannten Kategorien: Notar oder Notariat, Rechtsanwalt oder Kanzlei, vereidigter Wirtschaftsprüfer oder Prüfungsgesellschaft, Steuervertreter eines Gebietsfremden im Sinne des Abgabengesetzes oder ein Unternehmensdienstleister mit FIU-Lizenz; auch ein in Estland ansässiges Vorstandsmitglied oder ein Gesellschafter kann bestellt werden. Die Bestellung erfolgt befristet, die Frist wird dem Register gemeldet; nach Ablauf erlischt der Eintrag automatisch, eine Verlängerung ist ebenfalls zu melden. Die Kontaktperson nimmt Register- und Gerichtsdokumente für die Firma entgegen; sie vertritt die Firma nicht und hat keine Entscheidungsbefugnis.
Kann ich nur Geschäftsadresse und Kontaktperson kaufen und die Buchhaltung woanders beziehen?
Ja, und angesichts der gemeldeten Fälle ist das ratsam: Liegen die Leistungen bei getrennten Anbietern, kann keiner den anderen als Druckmittel nutzen. Eine Jahresgebühr für Adresse und Kontaktperson, ein eigener Vertrag für die Buchhaltung.
Was kann ich tun, wenn der Preis bei der Verlängerung steigt?
Enthält der Vertrag eine Preisänderungsregel, stützen Sie sich darauf; wenn nicht, müssen Sie den neuen Preis nicht akzeptieren, der Anbieter muss die Leistung aber auch nicht fortsetzen. Suchen Sie deshalb mindestens zwei Monate vor dem Verlängerungsdatum einen Alternativanbieter und halten Sie Ihren Ausstiegsplan bereit.