12 kontrolli enne raamatupidaja või kontaktisiku valimist Eestis

1–3: tegevusluba, register ja arve esitav ettevõte

1. Kontrollige luba ise. Otsige pakkuja antud loa numbrit MTR-i registrist: „usaldusfondide ja äriühingute teenuse pakkuja“ tegevusluba näitab loa omaniku nime ja registrikoodi. Kui loa omanik ja teile arve esitav ettevõte ei ole sama, ei pruugi luba teie lepingut katta. Selle saidi kaart „tegevusluba / arve ei klapi“ kirjeldab täpselt seda olukorda.

2. Lugege registrikannet. Otsige arve esitav ettevõte äriregistrist: asutamise kuupäev, osakapital, kas majandusaasta aruanded on esitatud, töötajate arv, aadress, kontaktisik. Pakkuja, kes esitab oma aruande hilinemisega või üldse mitte, võib teie aruandega näidata sama distsipliini. Kuidas seda lugeda, on eraldi juhendis.

3. Mitu ettevõtet ja milline neist on teie lepingupartner? Kui sama isiku taga on mitu ettevõtet (registris nähtav isiku kõrval oleva lingi „Relations“ või vahekaardi „Connections“ kaudu), küsige kirjalikult, milline ettevõte millist teenust osutab ja milline arve esitab. Kui arve esitav ettevõte perioodist perioodi muutub, võib maksenõue minna iga kord teisele kontole; teatatud juhtumites esineb see „kontod muutuvad“ liigina.

4–7: leping, ulatus, tagastus ja hinnareegel

4. Kirjalik leping. E-kirjad ja arved ei ole leping. Teenuse ulatus (kontaktisik, juriidiline aadress, raamatupidamine, majandusaasta aruanne, käibedeklaratsioonid), tähtaeg, hinnastamise ühik (kuutasu või tehingupõhine) ja lõpetamise tingimused peavad olema ühes dokumendis. Teatatud juhtumites jätab lepingu puudumine kliendi igas vaidluses jõuetuks.

5. Ulatuse loetelu. Sõna „raamatupidamine“ ei tähenda igal pool sama. Millised deklaratsioonid on hõlmatud, kas majandusaasta aruanne on hõlmatud, mitu tehingut, mis juhtub sellest arvust üle minnes? Ebaselge ulatus on teatatud juhtumites omaette kaebuse liik.

6. Kirjalikud tagastus- ja lõpetamistingimused. Iga ettemaksuga teenuse puhul vajavad need küsimused kirjalikku vastust: mis juhtub, kui teenust ei osutata, millise etapini ja millises osas tagastatakse, kes ja kuidas teatab lõpetamisest. Selle saidi enim korduv liik on kaart „kirjalikke tagastustingimusi ei ole“.

7. Hinnamuutuse reegel. Kui lepingus ei ole kirjas, kuidas uuendamise hind määratakse (indeks, fikseeritud määr, etteteatamisaeg), võite igal uuendamisel kohata uut hinda. Teatatud juhtumite liigid „igal aastal uus hind“ ja „meelevaldne hinnastamine“ tulenevad just sellest. Piisab ühest lausest lepingus: „hinnamuutusest teatatakse kirjalikult vähemalt 60 päeva ette“.

8–10: otsekontakt, dokumendid ja tähtaeg

8. Õigus kirjutada raamatupidajale otse. Kes aruande koostab? Nimi, e-post, millises ettevõttes ta töötab. Kui raamatupidaja räägib ainult vahendaja kaudu, muutub iga küsimus e-kirjade ahelaks ja viibib. Teatatud juhtumites on see „nähtamatu raamatupidaja“ liik. Kui pakkuja registrikandes on töötajaid null või üks, küsige eraldi, kes tööd teeb.

9. Dokumentide liikumine ja juurdepääs. Pangaväljavõtted, arved ja raamatupidamiskirjed kuuluvad teie ettevõttele; raamatupidamise seadus paneb dokumentide säilitamise kohustuse ettevõttele (seitse aastat). Millist tarkvara pakkuja kasutab, kas te saate juurdepääsu, millises vormingus andmed suhte lõppedes üle antakse? Samade dokumentide korduv küsimine on teatatud juhtumites eraldi liik.

10. Tähtaeg ja vastutus viivituse eest. Majandusaasta aruande seaduslik tähtaeg on kindel (kalendriaastaga ettevõttel 30. juuni). Lepingus peaks olema pakkuja enda sisemine tähtaeg (näiteks 31. mai) ja see, kes kannab viivituse tagajärjed (kes maksab registri trahvi). Teatatud juhtumites tekivad „tähtaega ei anta“ ja „ettevõtte enda viivitusest tekkinud riigilõiv“ sellest lüngast.

11–12: kohapealne kontakt ja väljumisplaan

11. Kas kohapeal on keegi? Kas pakkujal on Eestis füüsiline kontor, lauatelefon, eesti keelt kõnelev inimene, kes suudab registri- ja kohtukirjavahetust jälgida? Täpselt see on kontaktisiku teenus: ametlike teadete vastuvõtmine teie nimel. Teatatud juhtumites tähendab ainult kaugsuhtlus, et probleemi tekkides ei ole kliendil Tallinnas kellegi ust, millele koputada.

12. Väljumisplaan. Võtke see kirjalikult juba alguses: kui suhe lõpeb, mitme päeva jooksul ja kuidas antakse kontaktisiku kanne registris üle, millises vormingus antakse raamatupidamisandmed üle, kuidas tühistatakse e-MTA volitused. Väljumisplaanita klient ei saa lahkuda, kui pakkuja sellega ei nõustu; see on „surve sõltuvuse kaudu“ liigi pinnas. Kuidas seda teha, on aruande ja raamatupidaja vahetamise juhendis.

Ohumärgid ühe pilguga

• Loa numbrit ei anta või see kuulub MTR-is teisele ettevõttele.
• Arve esitava ettevõtte enda majandusaasta aruanne on registris „Esitamata“.
• Arved tulevad 1 € osakapitaliga, alla aasta vanuselt ettevõttelt.
• Maksekonto ja ettevõtte nimi muutuvad uuendamisest uuendamiseni.
• Kirjaliku lepingu asemel: „arve on makstud, alustasime“.
• Raamatupidaja nime ei öelda; on „meie raamatupidamismeeskond“.
• Uuendamise hind tõuseb põhjenduseta; vastuväidetele vastatakse põhjenduste asemel sanktsioonijutuga.
• Kohtumise soov lükatakse tagasi; Zoomi aega ei anta.

(Arvamus: kui kolm neist esinevad koos, ärge oodake suhte katkemist enne pakkuja vahetamist; teie registritoimik on teie oma ja väljumine on alati võimalik.)

Korduma kippuvad küsimused

Kas Eestis on raamatupidaja litsents?

Ei. Raamatupidamisteenuse osutamiseks luba vaja ei ole; raamatupidajad on rahapesu tõkestamise seaduse järgi kohustatud isikud, kuid tegevusluba neil ei ole. Tegevusload on ainult äriühingute teenuse pakkujatel (kontaktisik, juriidiline aadress, äriühingu asutamine, riiulifirmade müük), neid annab RAB ja need on otsitavad MTR-i registrist.

Mida tähendab „litsentseeritud pakkuja“?

Et teil on tegemist ettevõttega, kellel on äriühingute teenuse pakkuja tegevusluba; see ei ole garantii, et teie raamatupidamine tehakse õigesti. Kontrollige, millisel ettevõttel luba on ja kas teile arve esitav ettevõte on seesama.

Kes võib olla kontaktisik?

Üks seaduses loetletud kategooriatest: notar või notaribüroo, advokaat või advokaadibüroo, vandeaudiitor või audiitorettevõtja, mitteresidendi maksuesindaja maksukorralduse seaduse tähenduses või RAB-i tegevusloaga äriühingute teenuse pakkuja; kontaktisikuks võib määrata ka Eestis elava juhatuse liikme või osaniku. Määramine on tähtajaline ja tähtaeg teatatakse registrile; tähtaja möödudes kanne kustub automaatselt, pikendamisest tuleb samuti teatada. Kontaktisik võtab ettevõtte nimel vastu registri- ja kohtudokumente; ta ei esinda ettevõtet ega oma otsustusõigust.

Kas võin osta ainult juriidilise aadressi ja kontaktisiku ning võtta raamatupidamise mujalt?

Jah, ja teatatud juhtumite valguses on see soovitatav: kui teenused on eri pakkujate juures, ei saa üks teist pantvangis hoida. Üks aastatasu juriidilise aadressi ja kontaktisiku eest, eraldi leping raamatupidamiseks.

Mida teha, kui hind uuendamisel tõuseb?

Kui lepingus on hinnamuutuse reegel, tuginege sellele; kui ei ole, ei pea te uut hinda vastu võtma, kuid ka pakkuja ei pea teenust jätkama. Seepärast leidke alternatiivne pakkuja vähemalt kaks kuud enne uuendamise kuupäeva ja hoidke väljumisplaan valmis.