Estonya’da muhasebeci ve kontakt kişi seçerken 12 kontrol

1–3: Lisans, sicil ve fatura kesen şirket

1. İzni kendiniz sorgulayın. Sağlayıcının verdiği lisans numarasını MTR sicilinde arayın: “usaldusfondide ja äriühingute teenuse pakkuja” (şirket hizmeti sağlayıcısı) izni, izin sahibi şirketin adı ve sicil numarası görünür. İzin sahibi şirket ile size fatura kesen şirket aynı değilse, lisans sizin sözleşmenizi kapsamıyor olabilir. Bu sitedeki “lisans / fatura uyumsuz” kartı tam olarak bu durumu anlatır.

2. Sicil kaydını okuyun. ariregister üzerinde fatura kesen şirketi arayın: kuruluş tarihi, sermaye, yıllık raporların verilip verilmediği, çalışan sayısı, adres, kontakt kişi. Kendi raporunu geç veren ya da hiç vermeyen bir sağlayıcı, sizin raporunuz için de aynı disiplini gösterebilir. Nasıl okunacağı ayrı rehberde.

3. Kaç şirket var, hangisiyle sözleşme yapıyorsunuz? Aynı kişinin arkasında birden fazla şirket varsa (sicilde kişinin yanındaki “Relations” bağlantısından ya da “Connections” sekmesinden görülür) hangi şirketin hangi hizmeti verdiğini ve faturayı kimin keseceğini yazılı olarak isteyin. Fatura kesen şirket dönemden döneme değişiyorsa, ödeme talebi her seferinde başka bir hesaba gidebilir; bildirilen vakalarda bu “hesap değişiyor” türü olarak geçer.

4–7: Sözleşme, kapsam, iade ve fiyat kuralı

4. Yazılı sözleşme. E-posta ve fatura sözleşme değildir. Hizmetin kapsamı (kontakt kişi mi, yasal adres mi, muhasebe mi, yıllık rapor mu, KDV beyanı mı), süresi, ücretlendirme birimi (aylık sabit mi, işlem başına mı) ve fesih koşulları tek bir belgede olmalı. Bildirilen vakalarda sözleşmenin olmaması her anlaşmazlıkta müşteriyi güçsüz bırakır.

5. Kapsam listesi. “Muhasebe” kelimesi her yerde aynı şeyi ifade etmez. Hangi beyannameler dahil, yıllık rapor dahil mi, kaç işlem dahil, işlem sayısı aşılırsa ne olur? Kapsamın belirsizliği bildirilen vakalarda ayrı bir şikâyet türüdür.

6. Yazılı iade ve fesih koşulu. Ön ödeme istenen her hizmette şu soruların cevabı yazılı olmalı: hizmet verilmezse ne olur, hangi aşamaya kadar hangi oranda iade var, feshi kim nasıl bildirir. Bu sitedeki en çok tekrar eden tür “iade koşulu yazılı değil” kartıdır.

7. Fiyat değişim kuralı. Yenileme fiyatının nasıl belirleneceği (endeks, sabit oran, önceden bildirim süresi) sözleşmede yoksa, her yenilemede yeni bir fiyatla karşılaşabilirsiniz. Bildirilen vakalarda “her yıl yeni fiyat” ve “keyfi fiyatlandırma” türleri buradan doğar. Sözleşmeye “fiyat değişikliği en az 60 gün önce yazılı bildirilir” gibi tek bir cümle koymak yeter.

8–10: Doğrudan iletişim, belgeler ve teslim tarihi

8. Muhasebeciyle doğrudan yazışma hakkı. Raporu kim hazırlıyor? Adı, e-postası, hangi şirkette çalıştığı. Muhasebeci yalnızca bir aracı üzerinden konuşuyorsa, her soru bir e-posta zinciri olur ve gecikir. Bildirilen vakalarda bu “görünmez muhasebeci” türüdür. Sağlayıcının sicil kaydında çalışan sayısı sıfır ya da bir görünüyorsa, işin kimin tarafından yapıldığını özellikle sorun.

9. Belge akışı ve erişim. Banka ekstreleri, faturalar ve muhasebe kayıtları şirketinize aittir; Estonya Muhasebe Kanunu belgelerin saklanmasını şirkete yükler (yedi yıl). Sağlayıcı hangi yazılımı kullanıyor, size erişim veriyor mu, ilişki biterse verileri hangi biçimde teslim ediyor? Aynı belgelerin tekrar tekrar istenmesi bildirilen vakalarda ayrı bir türdür.

10. Teslim tarihi ve gecikme sorumluluğu. Yıllık raporun yasal son günü bellidir (takvim yılı için 30 Haziran). Sözleşmede sağlayıcının kendi iç teslim tarihi (örneğin 31 Mayıs) ve gecikme halinde sorumluluk (sicil para cezasını kim öder) yazmalı. Bildirilen vakalarda “teslim tarihi yok” ve “şirketin gecikmesinden doğan devlet harcı” bu boşluktan çıkar.

11–12: Yerinde muhatap ve çıkış planı

11. Yerinde muhatap var mı? Sağlayıcının Estonya’da fiziksel bir ofisi, sabit telefonu, Estonca konuşan ve sicil/mahkeme yazışmalarını takip edebilecek bir kişisi var mı? Kontakt kişi hizmeti tam olarak budur: resmi tebligatları sizin adınıza alır. Bildirilen vakalarda tüm iletişimin uzaktan yürümesi, müşterinin bir sorun çıktığında Tallinn’de kapısını çalacak kimsesinin olmaması demektir.

12. Çıkış planı. Daha başlarken şunu yazılı alın: ilişki biterse kontakt kişi kaydı sicilden kaç gün içinde ve nasıl devredilir, muhasebe verileri hangi biçimde teslim edilir, e-MTA (vergi idaresi) yetkileri nasıl iptal edilir. Çıkış planı olmayan müşteri, sağlayıcı istemediği sürece yer değiştiremez; bu da “bağımlılık üzerinden baskı” türünün zeminidir. Nasıl yapılacağı rapor ve muhasebeci değişimi rehberinde.

Kırmızı bayraklar (tek bakışta)

• Lisans numarası verilmiyor ya da MTR’de başka bir şirkete ait çıkıyor.
• Fatura kesen şirketin sicil kaydında kendi yıllık raporu “Esitamata” (verilmemiş).
• Sermayesi 1 € olan, kuruluşu bir yıldan yeni şirketten fatura.
• Ödeme hesabı ve şirket adı yenilemeden yenilemeye değişiyor.
• Yazılı sözleşme yerine “fatura ödendi, başladık”.
• Muhasebecinin adı verilmiyor; “muhasebe ekibimiz” deniyor.
• Yenileme fiyatı gerekçesiz yükseliyor, itiraz edince gerekçe değil yaptırım dili geliyor.
• Görüşme isteği geri çevriliyor, Zoom randevusu verilmiyor.

(Görüş: bu maddelerden üçü bir arada görülüyorsa, sağlayıcıyı değiştirmek için ilişki bozulmasını beklemeyin; sicil dosyanız sizin, çıkış her zaman mümkün.)

Sık sorulan sorular

Estonya’da muhasebeci lisansı var mı?

Hayır. Muhasebe hizmeti için lisans gerekmez; muhasebeciler kara para aklamayı önleme kanunu kapsamında yükümlü kişidir ama faaliyet izni almazlar. Faaliyet izni yalnızca şirket hizmeti sağlayıcıları (kontakt kişi, yasal adres, şirket kurma, hazır şirket satışı) için FIU tarafından verilir ve MTR sicilinde sorgulanır.

“Lisanslı sağlayıcı” ne demek?

Şirket hizmeti sağlayıcısı izni olan bir şirketle çalışıyorsunuz demektir; muhasebenizin doğru yapılacağının garantisi değildir. İznin hangi şirkette olduğuna ve size fatura kesen şirketin o şirket olup olmadığına bakın.

Kontakt kişi kim olabilir?

Kanunda sayılan sınıflardan biri: noter veya noterlik, avukat veya hukuk bürosu, yeminli denetçi veya denetim şirketi, Vergi Kanunu anlamında yerleşik olmayanın vergi temsilcisi ya da FIU faaliyet izni olan şirket hizmeti sağlayıcısı; ayrıca Estonya’da yerleşik bir yönetim kurulu üyesi veya ortak da kontakt kişi olabilir. Atama süreli yapılır ve süre sicile bildirilir; süre dolunca kayıt kendiliğinden düşer, uzatma da bildirilmelidir. Kontakt kişi, sicil ve mahkeme belgelerini şirket adına alır; şirketi temsil etmez ve karar yetkisi yoktur.

Yalnızca yasal adres ve kontakt kişi alıp muhasebeyi başka yerden almak mümkün mü?

Evet, ve bildirilen vakalar ışığında önerilir: hizmetler ayrı sağlayıcılarda olunca biri diğerini rehin alamaz. Yasal adres ve kontakt kişi için tek bir yıllık ücret, muhasebe için ayrı bir sözleşme yapılabilir.

Fiyat yenilemede yükselirse ne yapabilirim?

Sözleşmede fiyat değişim kuralı varsa ona dayanın; yoksa yeni fiyatı kabul etmek zorunda değilsiniz, ancak sağlayıcı da hizmeti sürdürmek zorunda değildir. Bu yüzden yenileme tarihinden en az iki ay önce alternatif sağlayıcıyı belirleyip çıkış planını hazır tutun.